JAK PROWADZIĆ ZEBRANIA

Jan Przewoźnik

Zebrania mogą być zmorą, zabijającą entuzjazm, rodzącą agresję, pożerającą pieniądze. Mogą być też spotkaniem ludzi zaangażowanych w twórcze rozwiązywanie problemów. Wiele zależy od prowadzącego zebranie! Poniżej znajdują się podstawowe zalecenia, jak prowadzić zebrania, aby maksymalnie wykorzystać zasoby uczestników.

  1. Przed zebraniem puść w obieg potrzebne informacje, dokumenty, program spotkania, aby uczestnicy mogli się wstępnie przygotować do dyskusji.
  2. Przywitaj zebranych, a zwłaszcza nowe osoby, i podziękuj za przybycie. Ustal, kto powinien prowadzić protokół.
  3. Przedstaw ogólny cel spotkania i jego przybliżony czas trwania.
  4. Koncentruj się na działaniu (skierowanym na przyszłość), a nie tylko na omawianiu wyników. Np. ustal, że 25% czasu zebrania zajmuje przekazywanie informacji, a 75% planowanie działania.
  5. Przy każdym punkcie programu krótko ustal jego cele i Twoje oczekiwania wobec uczestników. Badania wykazują, że ludzie, którzy są świadomi swoich celów, są skuteczniejsi!
  6. Zachęcaj stale do krótkiego omawiania tematów! Oczekuj precyzji wypowiedzi!
  7. Wykazuj osobiste zaangażowanie, staraj się żywo prowadzić spotkanie.
  8. Szukaj możliwości opowiedzenia jakiegoś żartu sytuacyjnego. Rozbawione umysły uczestników zebrania będą wydajniej i bardziej twórczo pracować!
  9. Zapisujcie wspólnie pomysły, np. na tablicy, w zeszytach. Jak mawiali Rzymianie: "Słowa ulatują, pisma zostają".
  10. Staraj się różnicować metody rozwiązywania problemów (np. wykorzystuj wykresy Gantta, "Rybę Ishikawy", mapy umysłu).
  11. Do rozwiązywania skomplikowanych zadań podziel zespół na podgrupy. Niech opracują oddzielne zagadnienia.
  12. Staraj się maksymalnie zachowywać neutralność wobec toczących się dyskusji. W razie niejasności zadawaj pytania: co? kto? kiedy? jak? dlaczego?
  13. Unikaj krytyki uczestników za ich słabe wyniki. Jest inny czas na to! Chwal publicznie a gań w cztery oczy!
  14. Chwal za dobre wyniki.
  15. Cały czas zebrania kontroluj, aby nie odstępować od tematu i porządku obrad.
  16. Co pewien czas streszczaj przebieg dyskusji i ustalone działania na przyszłość, podsumuj ciekawsze wypowiedzi, testuj, czy dobrze zrozumiałeś wypowiedź.
  17. Angażuj wszystkich uczestników, nie prowadź monologów. Sprawdzaj, kto jest aktywny, kto się jeszcze wcale nie wypowiedział. Zachęcaj nieśmiałych, pytając wprost i personalnie, co sądzą na dany temat, jakie mają propozycje.
  18. Kontroluj osoby dominujące, "gwiazdy", poprzez ustalanie czasu na wypowiedź.
  19. Zapowiedz ewentualną kontynuację tematu.
  20. Oceń efektywność zebrania w podsumowaniu.

* * *

Zebrania mogą być ekscytującym, motywującym spotkaniem, wzbogacającym zarówno jednostki, jaki i firmę!

Przewoźnik, J. (1999). Jak prowadzić zebrania. [Online]. Protokół dostępu: www.janprzewoznik.pl/artykuly/zebrania.php. [1999, December 31].

Cytat
Gdybym był filozofem, napisałbym rozprawę o uśmiechu - o tym, jak zmienia twarz kobiety czy mężczyzny, jak sprawia, że twarde rysy twarzy kogoś nieuważnego, nieobecnego, wycofanego, niekiedy może pełnego niecięci, albo po prostu głęboko obojętnego, zmęczonego, zdeprymowanego, nagle miękną i ślą do innych sygnał mówiący: jestem człowiekiem, nie jestem taki zły. Może nawet mówi coś więcej: jestem wolny.

Adam Zagajewski: Substancja nieuporządkowana.
Wydawnictwo "Znak", Kraków 2019.
Ciekawostka
Badacze stresu wywołanego przez takie wydarzenia jak trzęsienie ziemi, huragany lub powodzie zalecają stosowanie modelu reakcji 3C (Control – Kontrola, Coherence – Spójność, Connectedness – Bycie w kontakcie).
Aktualny temat
Można zasugerować siedem obszarów, które warto kontrolować w pandemii:
Pytanie tygodnia

Jak żyć? :)

Dobrze!
Nieważne jak, ważne z kim!
Nieważne z kim, ważne jak!
Nieważne jak, ważne po co!

Ankieta

Co sądzisz o stronie?

0 - zupełnie nieciekawa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 - bardzo ciekawa

Copyright © by Jan Przewoźnik, 2013